Na organização de um departamento que produz e gere documentação, a definição de um modelo de classificação é um dos pilares mais importantes para a eficiência operacional. No cerne desta questão, existe O instrumento que dita a forma como a informação é recuperada e preservada: a tabela de classificação.

Existem, essencialmente, duas metodologias predominantes: a funcional e a orgânico-funcional.

A Prevalência da Metodologia Funcional

A fundamentação teórica — e para mim a boa prática de gestão — privilegia o desenvolvimento de uma tabela de classificação de cariz funcional. Esta abordagem organiza os processos com base em áreas de atividade, que assegura:

1. Sustentabilidade Estrutural: A arquitetura documental expande-se de forma lógica, acompanhando o crescimento da organização sem comprometer a integridade.
2. Continuidade de Procedimentos: As normas de classificação permanecem estáveis, independentemente de alterações na hierarquia ou na liderança.

Esta estabilidade aparece do facto da lógica se focar nas funções e atividades (o “quê”) e não na estrutura orgânica ou nos intervenientes (o “quem”).

Análise de Caso: O Crescimento de uma Organização

Vamos pegar num exemplo de uma estrutura empresarial em fase inicial. Tipicamente, um departamento de compras acumula diversas competências: emissão de encomendas, validação de faturação e gestão logística de receção.

• Abordagem Funcional: A documentação é classificada segundo as funções inerentes (Compras, Contabilidade, Logística). Caso a empresa cresça e estas tarefas sejam segregadas por novos departamentos independentes, a estrutura documental permanece inalterada. A alteração é meramente orgânica; a natureza da atividade documental é constante.
• Abordagem Orgânica: Se a organização for baseada na “unidade produtora” (ex: Pasta do Departamento de Compras), qualquer reestruturação administrativa exigirá uma reorganização profunda dos arquivos e dos metadados, resultando em perda de eficiência e risco de dispersão documental.

Resumindo. As funções são as constantes na organização; as pessoas e os organogramas são variáveis que tendem a evoluir.

Estrutura Hierárquica na Metodologia Funcional

A classificação funcional permite uma organização multinível rigorosa, estruturada em: Classes > Subclasses > Séries.

Exemplo Aplicado: Gestão de Recursos Humanos

• Subclasses: Recrutamento, Formação, Processamento Salarial, Gestão de Assiduidade, Carreiras, Benefícios Sociais.
• Séries (Nível de Unidade de Instalação/Processo): Avaliação de Desempenho, Medicina do Trabalho, Progressões de Escalão, Obrigações Fiscais, Programas de Incentivo, Candidaturas, Anúncios de Recrutamento, entre outros.

Comparativo Técnico: Orgânico-Funcional vs. Funcional

1. Classificação Orgânico-Funcional

Historicamente comum, esta abordagem revela-se frequentemente ineficiente em contextos dinâmicos. A documentação é organizada segundo a sua proveniência hierárquica.

• A Lógica: O destino do documento é determinado pelo departamento que o gerou.
• A Fragilidade: Sempre que ocorre uma fusão de departamentos ou uma redistribuição de pelouros, a estrutura de arquivo torna-se obsoleta, exigindo migrações de dados e alterações complexas na localização da informação.

2. Classificação Funcional

Em detrimento do organograma — cuja volatilidade é inerente ao mundo empresarial atual — esta via foca-se nas competências da organização.

• A Lógica: Independentemente do cargo ou departamento do emissor, um documento relativo a “Recrutamento” será sempre integrado nessa função específica.
• A Vantagem: O sistema é imune a mudanças de nomenclatura ou de estrutura interna. A integridade do sistema de informação é preservada, garantindo que a “memória institucional” não se fragmenta com as alterações da orgânica.

O Desafio da Transição: Da Teoria à Implementação Prática

Se a escolha entre o modelo funcional e o orgânico é uma decisão estratégica, a sua implementação é, invariavelmente, um desafio operacional e cultural. Implementar uma tabela de classificação numa estrutura que já possui acervos constituídos — sejam eles arquivos físicos, pastas em servidores partilhados ou arquivos pessoais — exige mais do que rigor técnico; exige gestão de mudança.

Abaixo, elenco as principais dificuldades encontradas neste processo:

1. A Resistência Cultural e o “Arquivo de Estimação”

O maior obstáculo não é tecnológico, mas humano. Em muitas organizações, existe o hábito do “arquivo pessoal” (no desktop ou no e-mail), onde cada colaborador aplica a sua própria lógica de organização.

• O Desafio: Convencer a equipa de que o documento não pertence ao indivíduo, mas à função que ele desempenha. A transição para uma tabela centralizada implica abdicar do controlo individual em prol da acessibilidade coletiva.

2. O Peso do Passado

Uma das decisões mais complexas é determinar o que fazer com o arquivo acumulado.

• Retroatividade vs. “Day Forward”: Tentar classificar retroativamente anos de documentação desorganizada é um processo moroso e dispendioso. Por outro lado, manter dois sistemas (o antigo caos e a nova tabela) cria uma rutura na recuperação da informação. A solução passa frequentemente por definir uma data de corte, mas a convivência de modelos distintos gera sempre fricção.

3. A Fragmentação em Silos de Informação

Mesmo em estruturas com pastas centralizadas, é comum encontrar “silos” onde a informação está duplicada ou fragmentada.

• O Desafio: A tabela funcional exige uma visão transversal da organização. Implementá-la num ambiente onde a informação está dispersa por vários suportes (papel, ERP, Cloud, discos locais) requer uma normalização que muitas vezes a infraestrutura tecnológica existente não está preparada para suportar imediatamente.

4. A Ambiguidade na Interpretação das Séries

Por muito que uma tabela funcional seja detalhada, vão existir sempre zonas cinzentas.

• O Desafio: Garantir que dois colaboradores diferentes classifiquem o mesmo tipo de documento na mesma série. Sem uma formação contínua e um manual claro que aplique as regras, a tabela torna-se subjetiva, e perde a sua principal vantagem: consistência.

5. Manutenção e Atualização da Tabela

Uma organização vive num estado vivo. Novas funções surgem e outras tornam-se obsoletas.

• O Desafio: Uma tabela de classificação não é um documento estático. A dificuldade está em criar um fluxo de atualização que permita à tabela evoluir sem perder a estrutura base, evitando que os utilizadores criem “atalhos” fora do sistema oficial quando não encontram uma classe adequada.

Implementar uma tabela de classificação funcional é um exercício de transparência e eficiência. As dificuldades que menciono não devem ser vistas como impedimentos, mas como etapas planeáveis. O sucesso da implementação depende menos da perfeição do esquema hierárquico e bem mais da capacidade de integrar esse esquema no fluxo de trabalho diário dos colaboradores.

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